หลักการเขียนจดหมายราชการ

จาก Ccwiki

ข้ามไปที่: นำทาง, ค้นหา

เนื้อหา

หลักการเขียนจดหมายราชการ

จดหมายราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณเรียกว่า "หนังสือภายนอก" หมายถึง หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หรือจากหน่วยราชการหนึ่งมีไปถึงหน่วยราชการอื่น อาจจะมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกเป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ ก่อนเขียนจดหมายราชการทุกครั้ง จะต้องคำนึงถึง เขียนเรื่องอะไร เขียนถึงใคร เขียนทำไม เขียนอย่างไร

เขียนเรื่องอะไร

เพื่อให้ตรงเป้าหมาย ได้สาระครบถ้วนตามที่ประสงค์ โดยการแจ้งและย่อเรื่อง ลงหัวเรื่องของจดหมายได้รัดกุมถูกต้อง จัดวรรคตอนให้ชัดเจนหากมีหลายกรณีที่จะกล่าวถึงในจดหมายฉบับเดียวกัน

เขียนถึงใคร

การเขียนถึงใครนั้น เพื่อจะได้ใช้คำขึ้นต้นสรรพนาม คำลงท้าย ถ้อยคำ สำนวน เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย

เขียนอย่างไร

การเขียนจดหมายราชการนั้นเป็นสื่อความต้องการ และความสัมพันธ์อันดีแล้ว นอกจากเป็นเอกสารอ้างอิงเป็นหลักฐานได้เวลานาน

การเขียนจดหมายราชการ

ต้องใช้กระดาษตราครุฑ (กระดาษขาว 60 กรัม ขนาด 21 มล.x297 มล) พิมพ์ครุฑขนาดตัวครุฑสูง 3 ซม. ด้วยหมึกสีดำ

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายราชการ

แยกเป็น 4 ส่วน คือ

  1. หัวเรื่อง
  2. เนื้อเรื่อง
  3. จุดประสงค์ของเรื่อง
  4. ท้ายเรื่อง

ข้อสังเกต

ในการเขียนหนังสือราชการถ้าไม่ได้อ้างถึงเรื่องที่เคยติดต่อกันมาก่อนจะใช้คำขึ้นต้นว่า "ด้วย" "เนื่องจาก" จะไม่มีคำว่า "นั้น" ในท้ายวรรค

ส่วนการเขียนหนังสือราชการที่มีการอ้างเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาจะใช้คำขึ้นต้นว่า "ตาม…..และลงท้ายวรรคด้วยคำว่า "นั้น" เสมอ

ข้อควรระวัง

ในการเขียนหนังสือราชการที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า "ตาม…นั้น" มิให้ต่อความในวรรค 2 ด้วย "จึง" เป็นอันขาด เพราะการเขียนขึ้นต้นด้วย "ตาม…นั้น" เป็นการท้าวความเดิมเท่านั้น ไม่ใช่เป็นการอ้างเหตุผล บังคับให้ทำตาม

ข้อผิดพลาด

ข้อผืดพลาดที่มักจะเกิดขึ้นของการเขียนหนังสือราชการ มีดังนี้

  1. เขียนอักษรย่อของส่วนราชการผิด หรือเขียนชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือไม่ชัดเจน
  2. เลือกใช้ชนิดของหนังสือไม่ถูกต้อง เช่น ติดต่อภายในกระทรวงฯ เดียวกันจะต้องใช้กระดาษบันทึก ก็จะใช้ครุฑ
  3. วางรูปแบบหนังสือสลับที่ เช่น เรื่อง กับ เรียน จะสลับที่กัน
  4. เขียนคำว่าอ้างถึงกับสิ่งที่ส่งมาด้วย ทั้งที่ไม่มีความจำเป็นที่จะใช้ เช่น ไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วยก็ใส่ หรือไม่ต้องมีการอ้างถึงก็อ้าง
  5. เขียนข้อความไม่ชัดเจนวกไปวนมาจนผู้รับไม่เข้าใจ และไม่สามารถที่จะปฏิบัติตามได้
  6. เขียนคำขึ้นต้น และคำลงท้าย ไม่ถูกต้องตามฐานะของผู้รับ
  7. ไม่เขียนชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ ทำให้ผู้เขียนไม่ทราบว่าเป็นหนังสือของใคร ลายมือชื่อใคร
  8. อักษรย่อประจำกระทรวง กรม จังหวัด รวมทั้งหนังสือเวียนที่ใช้ "ว" จะไม่มีจุด สาเหตุที่ระเบียบฯ กำหนดไม่ให้ใส่จุด เพราะถ้าเขียนด้วยมือจุดอาจจะกลายเป็นตัวเลขได้
  • Chantame 09:21, 9 ตุลาคม 2551 (ICT)
เครื่องมือส่วนตัว